En resumen
- Con cuentas personales, la empresa no controla qué pasa con sus datos.
- Las cuentas empresariales permiten fijar condiciones de confidencialidad y gestionar accesos.
- Una norma interna sencilla y formación al equipo cubren la mayor parte del riesgo.
En muchas empresas la IA entró por la puerta de atrás: alguien empezó a usarla para redactar correos, resumir contratos o preparar presentaciones, con su cuenta personal. Funciona, pero la empresa no sabe qué documentos se han subido ni en qué condiciones.
El riesgo real
Un contrato con datos de un cliente, unas cuentas sin publicar o una nómina subidos a una cuenta personal salen del control de la empresa. Si contienen datos personales, además, entra en juego el Reglamento General de Protección de Datos. Las versiones empresariales de estas herramientas ofrecen condiciones contractuales sobre el uso y la conservación de los datos y permiten gestionar quién accede.
Cuatro pasos para ordenarlo
- Inventariar qué herramientas usa el equipo y para qué.
- Contratar cuentas empresariales de las que se vayan a usar y cerrar las personales para trabajo.
- Aprobar una norma interna de una página: qué se puede subir, qué no y quién responde.
- Formar al equipo. El Reglamento europeo de IA ya exige a las empresas que usan estos sistemas que su personal tenga un nivel suficiente de conocimientos sobre ellos.
La implantación técnica forma parte de la puesta en marcha. Si prefiere que alguien lo lleve por usted, el orden continuo se ocupa de ello. Y la calculadora le muestra cuánto le cuesta hacerlo por su cuenta.
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Fundadora de ODLC. 25 años construyendo y dirigiendo la estructura corporativa de un grupo de inversión inmobiliaria y el patrimonio de su propiedad. Graduada en Derecho con el Máster de Acceso a la Abogacía. Ayuda a pymes, familias e inversores a poner en marcha y mantener en orden sus sociedades.
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