En resumen
- Toda sociedad debe llevar un libro de actas y un libro registro de socios o de acciones nominativas, además de los libros contables.
- Cuatro fechas marcan el año: formular cuentas, legalizar libros, aprobar cuentas y depositarlas.
- Entre medias, conviene revisar poderes, cargos y el libro de socios cada vez que algo cambia.
La mayoría de los problemas societarios de una pyme no vienen de grandes decisiones, sino de pequeñas obligaciones que se pasan de fecha. Un acta sin transcribir, unos libros sin legalizar o unas cuentas depositadas tarde no se notan hasta que alguien los pide. Este es el calendario que conviene tener a la vista.
Los libros que debe llevar una sociedad
- Libro de actas, con los acuerdos de la junta general y, si existe, del consejo de administración.
- Libro registro de socios en una sociedad limitada, o libro registro de acciones nominativas en una anónima, con cada transmisión y cada carga sobre las participaciones o acciones.
- Libro registro de contratos del socio único, si la sociedad es unipersonal, con los contratos entre la sociedad y su socio.
- Los libros contables: el diario y el de inventarios y cuentas anuales, que normalmente lleva el asesor.
Desde 2014 todos se legalizan de forma telemática en el Registro Mercantil, una vez al año.
- Formular las cuentasLos administradores tienen tres meses desde el cierre del ejercicio.
- Legalizar los librosEn los cuatro meses siguientes al cierre, en el Registro Mercantil.
- Aprobar las cuentasLa junta general ordinaria se celebra en los seis meses siguientes al cierre.
- Depositar las cuentasUn mes después de aprobarlas, con la declaración de titularidad real.
Fechas para un ejercicio que coincide con el año natural y una junta celebrada el último día del plazo. Si su ejercicio cierra en otra fecha, los plazos se cuentan desde ese cierre.
Las cuatro fechas, una a una
Formular las cuentas. Los administradores deben formular las cuentas anuales en los tres meses siguientes al cierre (artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital). Es el momento de cerrar la contabilidad con el asesor y dejar firmadas las cuentas y, si procede, el informe de gestión.
Legalizar los libros. Los libros del ejercicio, incluido el de actas, se presentan al Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre. Si un acta de la junta del año pasado no está transcrita, este es el momento de descubrirlo, no el día que la pida un banco.
Aprobar las cuentas. La junta general ordinaria debe reunirse en los seis primeros meses del ejercicio para aprobar las cuentas y decidir qué se hace con el resultado (artículo 164). Hay que convocarla con la antelación que marquen la ley y los estatutos, o celebrarla como junta universal si están todos los socios y aceptan.
Depositar las cuentas. En el mes siguiente a la aprobación, las cuentas se depositan en el Registro Mercantil junto con la certificación del acuerdo (artículo 279) y el formulario de identificación del titular real. Si no se depositan, el Registro cierra la hoja de la sociedad y deja de inscribir casi cualquier acuerdo.
Lo que conviene revisar durante el año
- Actas al día. Cada junta y cada consejo, transcritos al libro y firmados en cuanto se celebran.
- Poderes. Cuando alguien sale de la empresa, sus poderes se revocan ante notario y la revocación se inscribe. Un poder olvidado sigue siendo válido.
- Cargos. En la sociedad anónima los administradores se nombran como máximo por seis años (artículo 221). En la limitada suelen ser indefinidos, pero conviene comprobar lo que digan los estatutos.
- Libro de socios. Cada compraventa, donación o prenda de participaciones se anota en el momento, no al preparar una operación.
Este calendario es general: su asesor debe confirmar los plazos y requisitos de su caso. Si prefiere que alguien lo lleve por usted, el orden continuo se encarga de juntas, actas, libros y poderes durante todo el año. Y la calculadora le muestra cuánto le cuesta hacerlo por su cuenta.
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Fundadora de ODLC. 25 años construyendo y dirigiendo la estructura corporativa de un grupo de inversión inmobiliaria y el patrimonio de su propiedad. Graduada en Derecho con el Máster de Acceso a la Abogacía. Ayuda a pymes, familias e inversores a poner en marcha y mantener en orden sus sociedades.
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